Scannen im Rahmen des Elektronischen Urkundenarchivs ab Januar 2022.
Anforderungen:
Im Rahmen des Aufbaus des Elektronischen Urkundenarchivs befasst sich die Bundesnotarkammer mit den technischen Rahmenbedingungen des Scannens zur Aufnahme von Urkunden in die ab 1. Januar 2022 nach dem dann geltenden § 55 Absatz 2 BeurkG zu führender elektronischer Urkunden-sammlung. Notarinnen und Notare sollen bei der Einhaltung der in § 56 Absatz 1 Satz 1 BeurkG k.F. geregelten Amtspflicht unterstützt werden, durch geeignete Vorkehrungen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorhandenen Schriftstücken inhaltlich und bildlich übereinstimmen.
Grundsätze: Nach einem Gesetzentwurf der Bundesregierung wird die Bundesnotarkammer ein Elektronisches Urkundenarchiv einrichten, das die sichere Aufbewahrung der notariellen Urkunden für 100 Jahre ermöglicht.
> Der Gesetzentwurf enthält umfangreiche Änderungen der Bundesnotarordnung und des Beurkundungsgesetzes. Die Bundesnotarkammer wird durch die Neuregelungen nicht selbst zur Verwahrstelle von Urkunden, sondern stellt lediglich die Infrastruktur für die Verwahrung zur Verfügung.
> Jeder Notar wird in Zukunft jede ab einem Stichtag errichtete Urkunde digitalisieren und in „seiner“ elektronischen Urkundensammlung, die im Elektronischen Urkundenarchiv bei der Bundesnotarkammer geführt wird und individuell verschlüsselt ist, verwahren. Darüber hinaus können die Notare wahlweise die alten Urkunden nachdigitalisieren.
Anforderungen an die Scan- Hardware: (Kurzfassung)
- Verarbeitung von Dokumenten bis zum Format DIN A3 mit min. 300 dpi (besser 600 dpi).
- Kein Einsatz von Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen.
- Verschlüsselung der internen Datenträger (Festplatten usw.)
- Nicht rekonstruierbares Löschen von Daten auf den internen Datenträgern (Festplatten usw.).
- Möglichkeit der Abschaltung von nicht autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk.
- Protokollierung von Systemfehlern und Konfigurationsänderungen.
- Absicherung des Zugriffs durch Benutzerauthentifizierung (z.B. PIN Eingabe am System)
- Kein Fire-Wire-Anschluss.
- Endprodukt des Scanvorgangs ist ein PDF/A-Dokument.
- Automatischer Dokumenteneinzug (Duplex) mit Doppelblatteinzugserkennung.
- Ablage des Ergebnisses auf externer Ablage (Scan-To-File-Funktionalität).
- Verschlüsselte Übertragung des Scan-Ergebnisses.
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Detaillierte und ausführliche Informationen zu den Anforderungen an die Scan- Hardware erhalten Sie von nseren Fachberatern.
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