Statische Dokumente werden zu dynamischen Daten
Digitale Informationen für Ihre Geschäftsprozesse
Multifunktionsgeräte produktiv nutzen. In den meisten Branchen hat sich der Traum vom papierlosen Büro noch nicht erfüllt, zumindest nicht vollständig. Auch wenn die Papierflut durch die Digitalisierung kontinuierlich abnimmt, so sind Papierdokumente innerhalb von Geschäftsprozessen oft noch unverzichtbar. Genau an dieser Stelle setzt unsere Lösungen an, die eine Brücke vom Papier in digitale Geschäftsprozesse bilden, um Prozesskosten einzusparen und – trotz Papier – einer vollständigen Digitalisierung einen wesentlichen Schritt näher zu kommen.
Ausgangspunkt für eine effiziente Digitalisierung von Papierdokumenten sind die meist vorhandenen Multifunktionsgeräte. Wir sorgt dafür, dass diese MFPs als dezentrale Servicestationen zum Startpunkt der Digitalisierung von Papier erweitert werden. Hier wird nicht nur authentifiziert und gescannt, sondern das jeweilige Dokument wird automatisch und sicher identifiziert, dokumentiert und direkt aus dem MFP über Schnittstellen in die vorhandenen IT-Strukturen überführt.
Multifunktionsgeräte können mehr. Die großen Touchscreens der MFPs sind bereits heute sehr anwenderfreundlich gestaltet. Dahinter verbirgt sich eine leistungsfähige Software, deren Möglichkeiten im Standardgerät bei weitem nicht ausgeschöpft sind. Wir sorgen dafür, dass die Software des MFPs um wesentliche Funktionen erweitert wird – und zwar ohne jegliche Einschränkung der Usability. So werden aus den bisherigen Scanfunktionen und dem obligatorischen Versand des Scanergebnisses in den Scanordner des jeweiligen Mitarbeiters, vollständige Digitalisierungsprozesse angestoßen:
- Sichere Mitarbeiter-Authentifizierung
- Fehlerresistente Formularerkennung
- Automatische Vergabe von logischen Dateinamen
- Individuelle Distribution der Scans in vorgegebene IT-Strukturen
- Sekundengenaue Dokumentation aller Scanvorgänge
Der kürzeste Weg vom Papier in Ihre IT. Während die Backoffices von Unternehmen und Institutionen längst vollständig digital organisiert sind, spielen in den Außenstellen der Organisation Papierdokumente immer noch eine große Rolle. Dabei scheitert die Abschaffung von Papierdokumenten oftmals am Beharrungsvermögen von Geschäftspartnern, einzelnen Kunden oder Kundengruppen.
Unsere Lösungen sind darauf spezialisiert, Brücken zwischen den noch unverzichtbaren Papierdokumenten und den intern vorhandenen digitalen Systemen zu bauen. Dies hat den besonderen Charme, dass Kostenersparnisse nicht irgendwann (bei vollständiger Digitalisierung), sondern unter Einbeziehung der Papierdokumente ab sofort generiert und sukzessive ausgebaut werden. Warum also warten?
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